Hvordan skrive et seriebrev i Word

Å lage seriebrev er ikke vanskelig i ord. Et seriebrev tjener til å sende informasjon i form av et brev til en rekke mottakere. Hver bokstav er individualisert og bruker for eksempel adressen til mottakeren eller en passende brevadresse. Her kan du lese hvilke alternativer Word tilbyr deg.

Disse elementene har et seriebrev

En seriebrev består av tre komponenter:

  1. At Hoveddokument Angir utseendet til ønsket utgave. Det er vanligvis ganske enkelt et normalt brev som inneholder plassholdere for de enkelte felt.
  2. I Mottakerliste Det er informasjonen som settes inn i plassholderen. Som en datakilde, en databasespørsmål, et Excel -dokument eller et ord Mottakerliste være. Som regel opprettes et nytt brev i denne kilden i denne kilden.
  3. Fra kombinasjonen av begge komponentene opprettes utgangen, den så -kalt Serielt trykkdokument, Så de ferdige seriebrevene. De kommer enten ut av skriveren eller er opprettet som et nytt dokument, der alle seriebrev er inneholdt for omdømme og eventuell omarbeiding.

Avviker fra ovennevnte ordning, kan ordet også gjøre i stedet for bokstaver Merkelapp eller Kataloger (Lister) produsere eller direkte E-post å generere. Selv om ord alltid refererer til dataene som en «mottaker», er seriebrevet ikke begrenset til generering av personlig innlegg. Hvis du for eksempel har lagret i en databaseprodukter, kan du bruke seriell bokstavfunksjon til å lage klistremerker for lageret ditt eller skrive ut et datablad med de respektive detaljene per produkt.

I utgangspunktet tilbyr Word to måter for seriebrev: Serielt trykkassistent Ta det for hånden og gå gjennom alle nødvendige spørsmål trinn for trinn for å investere seriebrevet, legge til dataene og for å gi ut hele. Alternativt setter du sammen brevet manuelt, som noen ganger gir deg bedre alternativer for kontroll.

I det følgende presenterer vi den manuelle tilnærmingen. I prinsippet er de enkelte trinnene identiske med assistent.

reklame

Hvordan lage hoveddokumentet i seriebrevet

  1. Hoveddokumentet er først et normalt orddokument. Så hvis du allerede har en tekst som inneholder visse elementer du vil bruke, last den og senere lagre den under et nytt navn. Eller du kan bare starte med et tomt dokument.
  2. Gå til båndet sendinger. Det er alle elementer forenet du trenger for seriebrev.
  3. Klikk på knappen Start serieltrykk og velg typen av dokumentet ditt, som regel er Brev Monteringen.

    For et typisk seriebrev bruker du dette alternativet til å Hoveddokument å lage.

  4. Fra nå av vet ordet at dette er et hoveddokument.
  5. Du kan allerede begynne å designe dokumentet, eller du venter på at plassholderen skal være tilgjengelig for datafeltene dine ved å koble til en liste over mottakere.

Hvordan koble hoveddokumentet til datakilden

Klikk på knappen Velg mottaker. Her har du muligheten til å oppgi ønsket data direkte i Word, trykk på en eksisterende datakilde eller koble til Outlook -adresselisten din.

Med dette menyelementet definerer du hvor dataene for seriebrevet ditt skal komme fra.

Hvis du allerede har presentert dataene, klikker du på det andre menyelementet Velg eksisterende liste. Du laster inn en fil som enten representerer datakilden eller i det minste inneholder en lenke:

  • Når du velger en Excel -fil spør ord hvilket tabellark som skal brukes. Den bruker deretter kolonneoverskriftene til dataene som er funnet som feltnavn.
  • På en Tekstdokument, Så for eksempel filtypen *.Doc, *.txt eller *.CSV antar ord om at dataene er tilgjengelige av en separator, for eksempel en fane eller komma og feltnavnene vises i første linje. Du kan velge separatoren og lisensplaten for slutten av en linje i en dialog.
  • På en Database hvordan *.MDB eller en fil i XML -format analyserer ordet innholdet og kan spørre dem hvilke deler som skal importeres fra det.
  • Vil du ha informasjon fra en Databaseserver Bruk, du må tidligere bruke ord med applikasjonen ODBC -datakilder Opprett en tilkobling og deretter som en fil i formatet *.ODBC eller *.Legg ned. Dette kan deretter lastes som en kilde i Word og kobles til databaseserveren din.

reklame

Hvordan du skriver inn mottakerdataene i Word

Hvis du ikke har noen data, velg det første punktet Skriv inn ny liste. Det åpner et vindu med en tabellvisning av en adressatabase med typiske felt. Markøren er direkte i det første feltet Hilsen en ny dataregistrering, og du kan begynne å skrive direkte. Å legge inn en adresse i nærheten av knappen Ny inngang borte.

Hvis du vil endre strukturen til dataene først, dvs. definere andre felt, bruk knappen Tilpasse.

Hvis du ikke har noen eksisterende datakilde, oppretter du listen over mottakere i Word.

Umiddelbart etter at inngangen ble avsluttet, viser ordet en minnedialog. I den bestemmer de hvor dataene som nettopp er lagt inn, skal lagres. Dette gjøres i form av en tilgangsdatabase, dvs. en fil med avslutningen *.MDB.

En referanse til denne datakilden lagres i hoveddokumentet. Når hun åpner dette dokumentet, peker hun gjentatte ganger på ord med en dialog og ber om hennes samtykke om at datakilden kan åpnes.

Hvis du belaster et lagret midlertidig dokumentdokument, vises en slik melding, som er ufarlig.

For å løse denne lenken, velg menyelementet  Start seriell utskrift-normalt orddokument. Så dette gjør hoveddokumentet til et normalt dokument uten datakobling. Hvis det fremdeles er plassholder for feltene til datakilden, gjenstår disse. Imidlertid fungerer de bare igjen når du lager filen tilbake til et hoveddokument og lenker til en liste over mottakere. Hvis ikke alle inneholdt plassholdere kan kobles til et datafelt i denne nye kilden, vil Word rapportere dette problemet med advarselen «Ugyldig serieltrykkfelt» og be dem om middel.

Hvordan installere plassholderen for felt

Klikk på knappen Sett inn et serielt trykkfelt, Hvis ord blinder en liste over alle gjenkjente felt i datakilden å velge mellom.

Hvis du klikker på den, vil den bli satt inn på gjeldende markørposisjon.

Du legger til plassholderen for feltene fra datakilden din ved å klikke.

For informasjon om at en plassholder nå er installert her, viser Word, for eksempel: «Etternavn». I prinsippet kan du behandle dette feltet så vel som normal tekst, dvs. format, kutte ut og sette det inn et annet sted.

For adressen bygger ordet med knappen Adresseblokk et spesielt felt som inneholder alle ønskede elementer. For det første åpnes en dialog for å tilpasse. For eksempel tilbyr det forskjellige stavemåter for titler og hilsen.

Bruk adresseblokk for å installere alle typiske felt i adressen med ett klikk.

I vinduet til høyre vil du se hvilken adresseord som setter sammen fra dataene dine. Hvis noe mangler her, bruk knappen Konsistente felt Bestemme og kan koble dataene som forventes med ord til feltene i datakilden din.

Plassholderen er i dokumentet ditt for å markere for feltet med fullstendig adresse «Adresse» satt inn.

Så du kan ekskludere adressater

Hvis du ikke vil skrive alle mottakerne fra datakilden, bruk knappen Rediger mottakerliste. Dette åpner et vindu som gir deg en liste over adressater. Med bare en håndfull oppføringer, kan du nå enkelt fjerne visse mottakere fra serietrykket ved å bruke kolonnen med boksene.

Med disse flåttene kontrollerer du hvem som skal motta seriebrevet ditt og hvem som ikke er det.

Med store datamengder er dette imidlertid ikke en praktisk metode. Velg bedre lenken her Filter… I den nedre halvdelen av vinduet.

Dette åpner for et nytt vindu som gir deg en rekke felt. Dette definerer en logisk seleksjonsbetingelse. For å oppnå bare adressater som bor i Hamburg, Berlin eller München, velger du følgende ordning:

Med alternativet Filter Definer en betingelse for å begrense mottakerkretsen.

Etter å ha bekreftet med OK kan du se i vinduet Serieltrykkmottaker Den filtrerte listen over mennesker allerede.

Hvis du også vil angi adressen til adressene, gå til Sorter etter. Dette kan være viktig for visse former for massefrakt, for eksempel hvor du må sende inn brevene sortert på postnummer.

Hvordan gi ut seriebrevet ditt

Ikke la knappen Start serieltrykk forvirre. Du kan ikke starte presset om dette. I stedet trenger du knappen Fullfør og sammenslåing høyre.

Her kan du velge to måter. Hvis du er ganske sikker på at alt er i orden, velg underpunktet Skriv ut dokumenter. Da vises en typisk utskriftsdialog etter at utdataene starter på den valgte enheten.

Poenget er nesten alltid den bedre måten Rediger dokumenter individuelt. Navnet er dessverre ulykkelig valgt igjen. Hva som skjedde det ordet starter utdataene i stedet for å skrive ut, lage et nytt dokument. Dette inneholder da hele serietrykkutgangen. Så hvis du har et ensidig hoveddokument og bruker det på 100 mottakere, setter du deg ord Rediger dokumenter individuelt Et nytt dokument som inneholder disse 100 sidene på rad.

Med dette alternativet oppretter Word det ferdige seriebrevet som et nytt dokument.

Dette er veldig nyttig for gjennomgangen. For eksempel kan du lage prøver om sammenslåing av hoveddokumentet og mottakerdataene fungerte som tiltenkt.

Rett deretter individuelle problemer i dette dokumentet og skriv det deretter ut. På den annen side kan du finne en systematisk feil, for eksempel manglende mellomrom i henhold til et visst datafelt som oppstår en gang på hver side, og fortsett deretter: Lukk det genererte dokumentet uten å lagre. Gå deretter tilbake til hoveddokumentet, fikser problemet og start utdataene igjen.

Hvordan bruke andre alternativer med Word Series Letters

Det er feltfunksjoner bak romseierne for felt vist med ord [Alt + F9] kan vise. Du kan se at datafeltene er satt inn med Mergefield -funksjonen. Men det er mange andre funksjoner som ord tilbyr her, og som utvider mulighetene betydelig.

For eksempel, gjennom en betinget innsetting av tekst i adressen fra «Herre», kan du konvertere til riktig «Herre» eller unngå tomme linjer som oppstår fra ubrukte flere felt. En annen prosedyre anbefales hvis du vil ha lengre tekstpassasjer. For mer kompliserte tilfeller i forhold, vet ordet logiske operatører for å knytte flere saksforskjeller. Du kan også bruke informasjon fra datakilden for å skrive ut adressetiketter. For å skrive ut skjemaer er det for eksempel viktig at seriebrevfeltene vises i et nøyaktig definert område. Med tekstfelt forankret i en fast stilling, løser ordet denne utfordringen for deg.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.